System Oprogramowania Hotelowego CHART znajduje
zastosowanie w hotelach miejskich, pensjonatach, ośrodkach
wypoczynkowych, sanatoryjnych i wczasowych. Program, pomimo że zawiera
bogaty pakiet funkcji obsługujących czynności recepcyjne oraz
wspomagające zarządzanie, charakteryzuje sie łatwością obsługi. Nie
sprawia żadnych problemów osobie zaznajomionej z podstawowymi zasadami
obsługi komputera w środowisku MS Windows.
System może pracować w lokalnej sieci komputerowej i być użytkowany
jednocześnie przez wielu operatorów: recepcjonistów, księgowość, dział
marketingu. Przyjęta zasada licencjonowania pozwala na dołączanie
dowolnej liczby końcowek - komputerów roboczych.
System Oprogramowania Hotelowego CHART przeznaczony jest do
wspomagania pracy personelu recepcyjnego oraz kadry zarządzającej
hotelu. Umożliwia realizację czynności recepcyjnych w szybszy i
bardziej niezawodny sposób niż wykonywane w trybie pracy ręcznej.
Wykorzystanie programu pozwala na zmniejszenie liczby pomyłek,
łatwiejszą kontrolę nad rozliczeniami oraz szybki i całościowy dostęp
do bieżących lub archiwalnych danych.
Współpraca pomiędzy
użytkownikiem i systemem realizowana jest za pośrednictwem kolorowych
ikon, czytelnych przycisków i logicznie powiązanych „okienek” oraz
graficznych diagramów. Podstawowe czynności recepcyjne realizowane są
za pośrednictwem ksiąg, których nazewnictwo jednoznacznie skojarzone
jest z zakresem oferowanych funkcji. Funkcje dotyczące procesu
rezerwacji gromadzone są w książce rezerwacji, meldowanie i
wymeldowanie odbywa się w księdze meldunkowej, itp.
Diagram
rezerwacji i meldunków oferuje pakiet funkcji obejmujący obsługę
procesu rezerwacji i meldowania - pokazując w czytelny sposób, w formie
kolorowych pasków obłożenie i dostępne pokoje w dowolnym okresie.
Wygląd diagramu może się zmieniać w zależności od informacji, które
potrzebujemy w danej chwili. Standardowo paski rezerwacji i meldunków
rozróżniane są symbolicznie i kolorystycznie w zależności od stopnia
potwierdzenia rezerwacji, rozróżnienia na indywidualne i grupowe, a w
przypadku meldunków - stanu rozliczenia gościa. Po przyciśnięciu
odpowiedniego przycisku, na paskach widoczne są nazwiska gości oraz
nazwy firm. Istnieje możliwość przydziału indywidualnego koloru dla
rezerwacji lub meldunku z wybranej firmy.
Nazewnictwo pokoi oraz ich
kolorystyka jest dowolna. Odmiennym alarmowym kolorem zaznaczone są te
pokoje, z których w dzisiejszym dniu wyjeżdżają goście.
Obok rezerwacji pokoi często spotykane są szeroko rozumiane
rezerwacje zasobów: sal konferencyjnych, gabinetów odnowy biologicznej,
rowerów, itp. Dzięki modułowi ZASOBÓW możliwe jest
prowadzenie grafika rezerwacji takich zasobów, ich wycena oraz
rozliczanie - jako obciążeń, dopisywanych do konta gości, fakturami,
rachunkami lub paragonami. Dla rezerwowanych zasobów możliwe jest
drukowanie potwierdzeń, które stanowić mogą podstawę realizacji
rezerwacji.
Moduł ZESTAWIEŃ umożliwia przegląd
w formie tabelarycznej informacji dotyczących działalności obiektu.
Ułatwia odnalezienie interesujących danych dotyczących pracy recepcji,
gości hotelowych, przychodów z oferowanych przez hotel usług. Raporty
dla GUS (zestawienie KT-1) – wykonywane przez personel każdego obiektu
hotelowego, tworzone są w programie w pełni automatycznie.
System
CHART pozwala nie tylko na gromadzenie i analizę danych wprowadzanych
przez użytkowników, ale współpracować może z różnego rodzaju systemami
i urządzeniami peryferyjnymi: centralami abonenckimi, zamkami
elektronicznymi, drukarkami fiskalnymi.
Współpraca z
centralami hotelowymi umożliwia przede wszystkim rozliczanie gości za
przeprowadzone rozmowy telefoniczne. W każdej chwili recepcjonista ma
możliwość sprawdzenia i wydruku zestawienia rozmów nierozliczonych oraz
rozliczonych dla danego pokoju. Należność może być naliczona w relacji
do wszystkich, bądź wybranych rozmów za pomocą oddzielnego dokumentu
bądź doliczona do obciążeń za pobyt. System obsługuje następujące
centrale telefoniczne:
- Slican NCT, CCT i CCA
- Slican CMT - taryfikacja
- Platan
- Mikrotel - poza CA4
- Siemens
- Ericsson
- Alcatel - niektóre funkcje
- System taryfikacyjny iTAR - odczyt taryfikacji
- Micronet - taryfikacja
- Digitex - taryfikacja
- centrale obsługiwane przez bufor CONTEC - taryfikacja
- pozostałe centrale, przesyłające przez port COM dane taryfikacyjne na drukarkę wydruku - taryfikacja
Większość transakcji prowadzonych w hotelu objęta jest obowiązkiem
fiskalizacji. We współpracy z czołowymi producentami urządzeń
fiskalnych program połączony został z następującymi drukarkami:
Systemy zamków elektronicznych zastępują w hotelu tradycyjne zamki i
klucze, wykorzystując technologię plastikowych kart magnetycznych, kart
chipowych bądź zbliżeniowych identyfikatorów (kart, zegarków,
breloków). Po wydaniu karty na recepcji, gość nie tylko może otworzyć
swój pokój oraz inne pomieszczenia, do których został zaprogramowany
dostęp (parking, sauna, etc.), ale również może być łatwo i sprawnie
autoryzowany na przykład w hotelowej restauracji. Lista obsługiwanych
systemów zamków obejmuje:
- Salto
- Inhova
- VingCard
- Tayama
- Sas
- Nexus
- Solitaire
W ostatnim czasie system CHART wzbogacony został o obsługę systemów
płatniczych. Dzięki temu możliwa jest natychmiastowa autoryzacja i
potwierdzenie transakcji kartami lub - w przypadku systemu autorskiego,
opartego na platformie Chartnet - bonami. Są to:
Dokumenty wprowadzone w systemie (faktury, paragony) mogą w łatwy
sposób zostać przesłane do systemów księgowo - finansowych. Moduł
eksportu do systemów księgowych pozwala na komunikację z
oprogramowaniem najczęściej spotykanym na rynku:
- SYMFONIA F-K (także w trybie dekretacji)
- CDN - Księga Handlowa
- Rewizor
- Teta
- ProFinn
W przypadku, gdy hotel połączony jest z obiektem gastronomicznym, wyposażonym w oprogramowanie GASTRO,
możliwe jest współdziałanie zarówno z programem GASTRO-POS, służącym do
obsługi kelnerskiej, jak i programem GASTRO Szef przeznaczonym do
zarządzania procesami kalkulacyjno-magazynowymi.
Połączenie sytemu
gastronomicznego z hotelowym umożliwia rejestracje obciążenia na
stanowisku kelnerskim (także z fiskalizacją) z jednoczesnym wysłaniem
należności do stanowiska recepcyjnego. Przesłana informacja gromadzona
jest wraz z innymi pozycjami nierozliczonymi na koncie gościa. W każdym
momencie może być ono rozliczone dowolnym rachunkiem za wszystkie lub
wybrane obciążenia, łącznie z usługą gastronomiczną.
System CHART
połączony z programem GASTRO Szef pozwala na realizowanie tzw. małej
sprzedaży na recepcji. Funkcje rozchodowania po sprzedaży,
charakterystyczne dla gastronomii, znajdują zastosowanie przy kontroli
sprzedaży słodyczy, map, przewodników, czasopism itp.
Dodatkową
zaletą połączenia systemów CHART i GASTRO jest od niedawna możliwość
programowania kart rabatowych systemu GASTRO w chwili meldowania gości.
Po odczytaniu karty w czytniku jest ona automatycznie zapisywana w
bazie danych systemu. W każdej chwili jest możliwa edycja lub
unieważnienie karty - po odpowiednim skonfigurowaniu systemu może dziać
się to automatycznie w chwili wymeldowania.
Coraz więcej
obiektów o charakterze hotelarskim umieszcza w Internecie własne
strony, zawierające opis obiektu bogato ilustrowany zdjęciami oraz
cennik usług. Jest to skuteczny sposób na promocję swojej oferty,
adresowany do biur turystycznych oraz klientów indywidualnych na całym
świecie. Co więcj, komunikacja za pośrednictwem sieci umożliwia
rezerwowanie pokoi w hotelu, tańsze i szybsze niż za pomocą telefonu
lub telefaksu. Moduł INTERNET to nowoczesne
narzędzie, pomagające recepcjoniście obsłużyć rezerwacje dokonywane za
pośrednictwem sieci internetowej. Wypełnienie i wysłanie formularza na
skrzynkę e-mail hotelu powoduje zasygnalizowanie recepcjoniście
informacji o nowym zapytaniu rezerwacyjnym. Personel recepcyjny ma
możliwość automatycznego przeniesienia zapytania do programu, a
następnie, po sprawdzeniu obłożenia hotelu, dokonania rezerwacji i
wysłania potwierdzenia na adres e-mail rezerwującego.
Na potrzeby rozwiązań sieciowych stworzony został moduł CENTRUM.
Składa się on z dwóch aplikacji - klienta, przesyłającego bazy z
obiektów do centrali, oraz systemu centralnego, odczytującego i
udostępniającego pobrane dane. Wysyłka baz odbywa się zgodnie z
przyjętym harmonogramem (najczęściej w godzinach nocnych), a dane
przesyłane są pocztą elektroniczną lub (w nowszej wersji
oprogramowania) za pomocą protokołu FTP (rozwiązanie to stosować można
również jako mechanizm zdalnej, rozproszonej archiwizacji baz).
Nie
zapominamy też o specyficznych potrzebach naszych klientów - sanatoriów
i uzdrowisk. Dla nich przygotowana została część funkcji systemu, m.in.
wprowadzanie w chwili meldowania danych o skierowaniu, przypisaniu do
oddziałów ZUS, KRUS i NFZ, rodzaje pobytów i automatyczne przypisania
do turnusów oraz niektóre zestawienia. Dla nich też tworzony jest
oddzielny moduł, pozwalający na prowadzenie ewidencji i kart
chorobowych pacjentów przebywających w ośrodku - moduł REHABILITACJI.
Moduł pozwala również na tworzenie zestawień i wykazów dla prowadzonych
turnusów wraz ze szczegółowym rozliczeniem kosztów refundacji.
